Code d’éthique et de déontologie des employés

Avis de motion 3 mai 2022
Adoption du projet de règlement 3 mai 2022
Adoption du règlement 7 juin 2022
Promulgation : 20 juin 2022

CONSIDÉRANT que la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (LEDMM), sanctionnée le 2 décembre 2010, a créé l’obligation pour toutes les municipalités locales d’adopter un code d’éthique et de déontologie qui énonce les principales valeurs de la Municipalité en matière d’éthique et les règles qui doivent guider la conduite des employés;

CONSIDÉRANT que la Loi modifiant la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités, la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale et diverses dispositions législatives, communément appelée le « PL 49 » et sanctionnée le 5 novembre 2021, exige l’ajout d’une règle relative à la réception d’un don ou avantage par un employé; 

CONSIDÉRANT que, conformément à l’article 18 de la LEDMM, toute décision relative à l’adoption du Code d’éthique et de déontologie est prise par un règlement; 

CONSIDÉRANT qu’un avis de motion a été donné lors de l’assemblée régulière tenue le 3 mai 2022;

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CONSIDÉRANT que l’adoption a été précédée de la présentation et du dépôt d’un projet de règlement en date du 3 mai 2022 ainsi qu’une consultation des employés sur le projet de règlement qui s’est tenue du 30 mai au 6 juin 2022;

CONSIDÉRANT que, conformément à l’article 12 de ladite Loi, un avis public contenant unrésumé du projet de règlement a été publié le 20 mai 2022;

EN CONSÉQUENCE, le conseil décrète ce qui suit :

ARTICLE 1 – PRÉAMBULE

Le préambule du présent règlement en fait partie intégrante.

ARTICLE 2 – OBJET

Le présent règlement a pour objet de remplacer le Code d’éthique et de déontologie pour les employés de la Municipalité, notamment, d’ajouter une précision concernant les dons et avantages reçus par un employé municipal.

ARTICLE 3 – CODE D’ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DES EMPLOYÉS

Le Code d’éthique et de déontologie des employés de la Ville de Saint-Pie, joint en annexeA est adopté.

ARTICLE 4 – PRISE DE CONNAISSANCE DU CODE D’ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE

Un exemplaire du Code d’éthique et de déontologie est remis à chaque employé de laMunicipalité. L’employé doit attester à la directrice générale, sur le formulaire prévu à ceteffet, en avoir reçu copie et en avoir pris connaissance dans un délai de dix (10) jourssuivant sa réception. L’attestation complétée est versée au dossier de l’employé.

Le maire reçoit une copie de l’attestation de la directrice générale.

ARTICLE 5 – REMPLACEMENT

Le présent règlement remplace le règlement numéro 199 édictant un code d’éthique et dedéontologie des employés municipaux, adopté le 2 mai 2012 et ses amendements.

Toute mention ou référence à un code d’éthique et de déontologie des employésmunicipaux, que ce soit dans un règlement, une résolution, une politique, un contrat, etc.,est réputée faire référence au présent règlement.

ARTICLE 6 – ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi. 

PRÉSENTATION 

Le présent « Code d’éthique et de déontologie des employés municipaux de la Ville de Saint-Pie » est adopté en vertu des articles 2, 16 et 18 de la Loi sur l’éthique et la déontologie en matière municipale (L.R.Q, c. E-15.1.0.1). 

En vertu des dispositions de cette loi, la Municipalité de Saint-Pie doit adopter par règlement un code d’éthique et de déontologie des employés municipaux qui énonce les principales valeurs de la Municipalité en matière d’éthique et les règles qui doivent guider leur conduite selon les mécanismes d’application et de contrôle prévus à cet effet. 

LES VALEURS 

Les valeurs de la Municipalité en matière d’éthique sont : 

1° l’intégrité des employés municipaux ; 

2° l’honneur rattaché aux fonctions d’employé de la Municipalité ; 

3° la prudence dans la poursuite de l’intérêt public ; 

4° le respect et la civilité envers les membres du Conseil municipal, les autres employés de la Municipalité et les citoyens, incluant lors des communications sur le web et les médias sociaux; 

5° la loyauté envers la Municipalité; 

6° la recherche de l’équité. 

Tout employé doit faire preuve d’intégrité, d’honnêteté, d’objectivité et d’impartialité dansl’accomplissement de ses fonctions.

Les valeurs énoncées au présent Code devront guider tout employé à qui elless’appliquent dans l’appréciation des règles déontologiques qui lui sont applicables, et ce,dans une perspective d’intérêt public.

LE PRINCIPE GÉNÉRAL

L’employé doit exercer ses fonctions et organiser ses activités professionnelles de façon à préserver et à maintenir la confiance du public envers la Municipalité.

LES OBJECTIFS

Les règles prévues au présent Code ont pour objectifs de prévenir, notamment :

1° toute situation où l’intérêt personnel de l’employé peut influencer son indépendancede jugement dans l’exercice de ses fonctions ;

2° toute situation qui irait à l’encontre des valeurs énoncées dans le présent Coded’éthique et de déontologie ;

3° le favoritisme, la malversation, les abus de confiance ou autres inconduites.

INTERPRÉTATION

À moins que le contexte ne s’y oppose, les mots utilisés dans le présent Code conserventleur sens usuel, sauf pour les expressions et les mots définis comme suit :

1° avantage : tout avantage, de quelque nature qu’il soit, de même que toute promessed’un tel avantage ;

2° conflit d’intérêts : toute situation où l’employé doit choisir entre l’intérêt de laMunicipalité et son intérêt personnel ;

3° information confidentielle : renseignement qui n’est pas public et que l’employédétient en raison de son lien d’emploi avec la Municipalité ;

4° supérieur immédiat : personne qui représente le premier niveau d’autorité au-dessus d’un employé et qui exerce un contrôle sur son travail. Dans le cas du directeur général, le supérieur immédiat est le maire. 

CHAMP D’APPLICATION 

Le présent Code s’applique à tout employé de la Ville de Saint-Pie. 

La Municipalité peut ajouter au présent Code des règlements, politiques ou directives auxquels sont tenus les employés et qui, en cas de contravention, sont susceptibles d’entraîner une mesure disciplinaire. En cas d’incompatibilité, le Code prévaut. 

Une loi, un règlement fédéral ou provincial ainsi qu’un contrat de travail auquel la Municipalité est partie prévalent sur toute disposition incompatible du présent Code. 

Le Code s’ajoute à tout autre code d’éthique ou de déontologie auquel l’employé est assujetti, notamment en vertu du Code des professions (L.R.Q., c. C‑26) ou d’une loi régissant une profession qui y est mentionnée. La Municipalité ne peut toutefois, en vertu du présent Code ou autrement, forcer un employé à contrevenir à un autre code d’éthique ou de déontologie adopté en vertu d’une loi.

LES OBLIGATIONS GÉNÉRALES 

L’employé doit : 

1° exécuter le travail inhérent à ses fonctions, et ce, avec diligence ; 

2° respecter le présent Code ainsi que les politiques, règles et directives de l’employeur ; 

3° respecter son devoir de réserve envers la Municipalité. Il ne doit pas porter atteinte à la dignité ou à la réputation de son employeur ni, lorsqu’il y a un lien avec son travail, à celles d’un membre du Conseil ou d’un autre employé de la Municipalité. 

4° agir avec intégrité et honnêteté ; 

5° au travail, être vêtu de façon appropriée ; 

6° communiquer à son employeur toute information portée à sa connaissance et qu’il sait être pertinente pour la Municipalité. 

En matière d’élection au conseil de la Municipalité, le présent Code ne doit pas êtreinterprété comme interdisant à un employé d’accomplir un acte que la Loi sur les électionset les référendums dans les municipalités (LRQ, c. E-2.2) déclare ne pas constituer untravail de nature partisane ;

Le présent Code ne doit pas être interprété ou appliqué comme empêchant l’employé de prendre toute mesure raisonnable pour protéger sa santé, sa sécurité ou son intégrité physique et mentale, ou celles d’une autre personne.

LES OBLIGATIONS PARTICULIÈRES

RÈGLE 1 – LES CONFLITS D’INTÉRÊTS

Un employé doit éviter toute situation où il doit, sciemment, choisir entre l’intérêt de laMunicipalité et son intérêt personnel ou, de façon abusive, celui de toute autre personne.

L’employé doit :

1° assumer fidèlement ses fonctions en conformité avec les législations applicables,incluant la réglementation en vigueur à la Municipalité ou dans tout autre organismemunicipal ;

2° s’abstenir d’avoir sciemment, directement ou indirectement, par lui-même ou par sonassocié, un contrat avec la Municipalité. Cette prohibition ne s’applique toutefois pas àun contrat autorisé par la loi ;

3° lorsqu’une situation est susceptible de le mettre en conflit d’intérêts, en informer sonsupérieur.

Sans limiter la particularité de ce qui précède, il est interdit à tout employé :

1° d’agir, de tenter d’agir ou d’omettre d’agir de façon à favoriser, dans l’exercice de sesfonctions, ses intérêts personnels ou, d’une manière abusive, ceux de toute autrepersonne ;

2° de se prévaloir de sa fonction pour influencer ou tenter d’influencer la décision d’uneautre personne de façon à favoriser ses intérêts personnels ou, d’une manière abusive,ceux de toute autre personne.

RÈGLE 2 – LES AVANTAGES

Il est interdit à tout employé :

1° de solliciter, de susciter, d’accepter ou de recevoir, pour lui-même ou pour une autrepersonne, quelque avantage que ce soit en échange d’une décision, d’un acte, del’omission de décider ou d’agir, ou de l’exercice d’une influence quelconque dans lecadre de ses fonctions ;

2° d’accepter tout don, toute marque d’hospitalité ou tout autre avantage, quelle quesoit sa valeur, qui est offert par un fournisseur de biens ou de services ou qui peutinfluencer son indépendance de jugement dans l’exercice de ses fonctions ou quirisque de compromettre son intégrité.

Il est permis d’accepter un avantage qui n’est pas offert par un fournisseur de biens ou deservices si les trois conditions suivantes sont respectées :

1° il est reçu conformément à une règle de courtoisie, de protocole, d’hospitalité oud’usage

2° il n’est pas constitué d’une somme d’argent ou d’un titre financier quelconque telqu’une action, une obligation ou un effet de commerce ;

3° il n’est pas de nature à laisser planer un doute sur l’intégrité, l’indépendance oul’impartialité de l’employé.

L’employé qui reçoit un avantage respectant ces conditions doit le déclarer à son supérieur immédiat. La déclaration doit être inscrite dans un registre tenu à cette fin par le greffier.

RÈGLE 3 – LA DISCRÉTION ET LA CONFIDENTIALITÉ

Un employé ne doit pas sciemment utiliser, communiquer ou tenter d’utiliser ou decommuniquer un renseignement obtenu dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice deses fonctions et qui n’est généralement pas à la disposition du public, pour favoriser sesintérêts personnels ou, de manière abusive, ceux de toute autre personne.

L’employé doit prendre toute mesure raisonnable pour assurer la protection d’uneinformation confidentielle, notamment lors d’une communication électronique.

En cas de doute, l’employé doit s’adresser au responsable de l’application de la Loi d’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels pour s’assurer du caractère public ou confidentiel d’une information.

RÈGLE 4 – L’UTILISATION DES RESSOURCES DE LA MUNICIPALITÉ

Il est interdit à un employé d’utiliser les ressources de la Municipalité à des finspersonnelles ou à des fins autres que l’exercice de ses fonctions.

Cette interdiction ne s’applique toutefois pas à l’utilisation de ressources à des conditionsnon préférentielles, mises à la disposition des citoyens.

L’employé doit :

1° utiliser avec soin un bien de la Municipalité. Il doit en faire usage, pour l’exécution deson travail, conformément aux politiques, règles et directives ;

2° détenir, en tout temps, toute autorisation ou permis requis lorsqu’il utilise un véhicule de la Municipalité.

RÈGLE 5 – LE RESPECT DES PERSONNES

Les rapports d’un employé avec un collègue de travail, un membre du conseil de la Ville outoute autre personne doivent se fonder sur le respect, la considération et la civilité.

L’employé doit :

1° agir de manière équitable dans l’exécution de ses fonctions et ne doit pas accorderun traitement préférentiel à une personne au détriment des autres ;

2° s’abstenir de tenir des propos injurieux ou de harceler une personne par desattitudes, des paroles, des gestes pouvant porter atteinte à sa dignité ou à son intégrité;

3° utiliser un langage approprié à l’exercice de ses fonctions.

RÈGLE 6 – L’OBLIGATION DE LOYAUTÉ

L’employé doit être loyal et fidèle à ses engagements envers l’employeur.

Sans limiter la portée de ce qui précède, toute personne qui quitte son emploi au sein de laMunicipalité ne doit pas tirer un avantage indu des fonctions qu’elle y a occupées.

RÈGLE 7 – LA SOBRIÉTÉ

Il est interdit à un employé de consommer ou d’inciter quiconque à consommer uneboisson alcoolisée ou une drogue illégale pendant son travail. Un employé ne peut êtresous l’influence de telle boisson ou drogue pendant qu’il exécute son travail, sauf s’ilrespecte la limite permise par la loi, à l’exception des Premiers Répondants dont latolérance zéro s’applique.

Toutefois, un employé qui, dans le cadre de ses fonctions, participe à un événement oùdes boissons alcoolisées sont servies ne contrevient pas à la présente règle s’il en fait uneconsommation raisonnable.

RÈGLE 8 – ANNONCE LORS D’ACTIVITÉ DE FINANCEMENT POLITIQUE

Il est interdit à tout employé de faire l’annonce, lors d’une activité de financement politique, de la réalisation d’un projet, de la conclusion d’un contrat ou de l’octroi d’une subvention par la municipalité, sauf si une décision finale relativement à ce projet, contrat ou subvention a déjà été prise par l’autorité compétente de la municipalité.

RÈGLE 9 – OBLIGATIONS SUITE À LA FIN DE SON EMPLOI

Dans les douze (12) mois qui suivent la fin de son emploi, il est interdit aux personnesmentionnées ci-dessous d’occuper un poste d’administrateur ou de dirigeant d’unepersonne morale, un emploi ou toute autre fonction de telle sorte que lui-même ou touteautre personne titre un avantage indu de ses fonctions antérieures à titre de :

• Directeur général – directrice générale
• Directeur général adjoint – directrice générale adjointe
• Greffier – greffière
• Assistant-greffier – assistante-greffière
• Trésorier – trésorière
• Trésorier adjoint – trésorière adjointe

LES SANCTIONS

Un manquement au présent Code peut entraîner, sur décision du conseil de la Municipalitéou du directeur général et dans le respect de tout contrat de travail, l’application de toutesanction appropriée à la nature et à la gravité de ce manquement.

Dans le cas d’un manquement à une obligation qui s’applique après la fin du contrat detravail, la Municipalité peut, selon les circonstances, s’adresser aux tribunaux pour obtenirréparation ou, de façon générale, protéger ses droits.

La Municipalité reconnaît l’aspect correctif de la discipline en milieu de travail. Elle reconnaît que la mesure disciplinaire imposée sera juste et raisonnable, et proportionnelle à la gravité de la faute reprochée.

L’APPLICATION ET LE CONTRÔLE

Toute plainte des citoyens au regard du présent Code doit :

1° être déposée sous pli confidentiel au directeur général, qui verra, le cas échéant, àdéterminer s’il y a eu contravention au Code d’éthique et de déontologie ;

2° être complète, être écrite, motivée et accompagnée, s’il y a lieu, de tout documentjustificatif, et provenir de toute personne ayant connaissance d’un manquement auprésent Code d’éthique et de déontologie.

À l’égard du directeur général toute plainte doit être déposée au maire de la Municipalité.Les paragraphes 1° et 2° de l’alinéa précédent s’appliquent en faisant les adaptationsnécessaires.

Aucune sanction ne peut être imposée à un employé sans que ce dernier :

1° ait été informé du reproche qui lui est adressé ;

2° ait eu l’occasion d’être entendu.